Wersja: 2.2
Data wejścia w życie: 8 czerwca 2026 r.
Załączniki prawne (osobne pliki): - https://www.igma-ai.pl/umowa-powierzenia-dpa — umowa powierzenia art. 28 RODO (Załącznik C) - https://www.igma-ai.pl/podprocesorzy — podprocesorzy i transfery poza EOG
Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z platformy IGMA AI (dalej: „Aplikacja”, „Usługa” lub „Platforma”), świadczonej drogą elektroniczną przez:
IGMA AI sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)
ul. Hubska 52/14, 50-502 Wrocław
NIP: 8993029383
REGON: 542154284
KRS: 0001181892
e-mail: kontakt@igma-ai.pl
tel.: +48 793 264 853
(dalej łącznie: „Usługodawca”, „IGMA AI” lub „Spółka”).
Inspektor Ochrony Danych: nie wyznaczono. Kontakt w sprawach RODO: kontakt@igma-ai.pl.
Aplikacja dostępna jest w wersji:
Regulamin skierowany jest do osób, które ukończyły 18 lat. Korzystanie z Aplikacji przez osoby niepełnoletnie wymaga zgody i nadzoru przedstawiciela ustawowego; za skutki takiego korzystania odpowiadają przedstawiciele ustawowi.
Korzystanie z Aplikacji, rejestracja Konta oraz akceptacja Regulaminu i Polityki Prywatności oznaczają zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.
Treść Regulaminu i Polityki Prywatności dostępna jest nieodpłatnie w Aplikacji (sekcja Pomoc / Regulamin i Polityka prywatności) oraz na stronie www.igma-ai.pl, w formie umożliwiającej pobranie, odtwarzanie i utrwalanie treści.
Usługa ma charakter narzędzia B2B / profesjonalnego wspierającego działalność gospodarczą, sprzedaż, marketing oraz obsługę posprzedażową. Regulamin ma zastosowanie niezależnie od tego, czy Użytkownik działa jako przedsiębiorca, przedstawiciel Firmy partnerskiej, konsultant sieciowy, broker czy inny profesjonalista korzystający z Platformy w ramach współpracy z wybraną Firmą.
Treści, materiały, szablony, generatory, etapy opieki posprzedażowej, ankiety, galerie i konfiguracje mogą być dostosowane do wybranej Firmy partnerskiej. Usługodawca nie gwarantuje identycznego zakresu funkcji dla wszystkich Firm.
Na potrzeby Regulaminu i Polityki Prywatności:
Aplikacja / Usługa / Platforma — oprogramowanie IGMA AI (mobilne i webowe) umożliwiające m.in. generowanie treści przy użyciu sztucznej inteligencji, zarządzanie bazą klientów, kalendarzem, opieką posprzedażową, edycją materiałów wideo i graficznych oraz korzystanie z narzędzi wspierających pracę zespołową.
Usługodawca / IGMA AI / Spółka — podmiot wskazany w § 1 ust. 1.
Użytkownik — pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca Konto Użytkownika, korzystająca z Aplikacji w celach zawodowych lub gospodarczych, w tym jako konsultant, sprzedawca, broker, lider zespołu lub administrator Firmy.
Firma partnerska / Firma — podmiot gospodarczy (np. producent, dystrybutor, organizacja sieciowa), którego branding, treści, produkty, szablony opieki posprzedażowej, ankiety lub konfiguracje generatorów są udostępniane w Aplikacji po wyborze Firmy przez Użytkownika. Firma partnerska może, ale nie musi, być stroną umowy z Usługodawcą — w takim przypadku odrębne warunki współpracy określa umowa między Firmą a Usługodawcą.
Konto Użytkownika / Konto — indywidualny profil w Aplikacji powiązany z adresem e-mail Użytkownika, identyfikatorem użytkownika oraz — po onboardingu — wybraną Firmą partnerską.
Klient końcowy / Osoba kontaktowa — osoba fizyczna lub podmiot, którego dane Użytkownik wprowadza do modułu CRM (Baza klientów) w celu prowadzenia relacji handlowych, sprzedaży, obsługi posprzedażowej lub komunikacji marketingowej.
Tokeny — jednostki rozliczeniowe uprawniające do korzystania z wybranych funkcji generowania treści (tekstowych, graficznych lub innych) w Aplikacji, zgodnie z przydzielonym Pakietem lub limitem konta.
Pakiet — płatny lub bezpłatny plan dostępu do Aplikacji na określony czas i/lub z określonym limitem Tokenów albo funkcji, zgodnie z cennikiem, umową z Firmą partnerską lub indywidualnymi warunkami udostępnionymi Użytkownikowi.
Generatory AI — moduły Aplikacji umożliwiające tworzenie treści tekstowych, graficznych lub konwersacyjnych z wykorzystaniem modeli sztucznej inteligencji, w tym chatbotów eksperckich, generatorów postów, haseł, obrazów i innych narzędzi konfigurowanych dynamicznie.
Baza klientów / CRM — moduł Aplikacji służący do zarządzania Klientami końcowymi, prospectami, sprzedażami, prezentacjami i powiązanymi metadanymi.
Strefa Opieki / Opieka posprzedażowa — moduł Aplikacji wspierający Użytkownika w realizacji zaplanowanych etapów komunikacji i obsługi posprzedażowej wobec Klientów końcowych, obejmujący m.in. przypomnienia, szablony wiadomości, ankiety posprzedażowe, kalendarz zadań oraz śledzenie postępu etapów.
Dane lokalne / Vault — dane przechowywane wyłącznie na urządzeniu Użytkownika (lokalna baza SQLite), w tym wybrane dane kontaktowe Klientów końcowych szyfrowane algorytmem AES-256-GCM.
Dane w chmurze / metadane zdalne — dane synchronizowane z serwerem Usługodawcy (backend), obejmujące m.in. identyfikatory, imię i nazwisko, typ klienta, numer umowy, powiązania z Firmą, daty sprzedaży/prezentacji, status opieki posprzedażowej — bez przesyłania lokalnie szyfrowanych pól kontaktowych PII (telefon, e-mail, miasto/adres, notatki itp.), o ile Użytkownik nie przekaże ich odrębnie (np. w wiadomości do supportu — niezalecane).
Treści generowane / Treści AI — wyniki działania generatorów AI (teksty, obrazy, sugestie, szkice wiadomości itp.).
Treści Firmy — materiały, szablony, linki, ankiety, produkty, teksty etapów opieki, grafiki, naklejki wideo i inne zasoby udostępniane w Aplikacji w ramach wybranej Firmy partnerskiej.
Aplikacja działa w modelu wielofirmowym (multi-tenant). Po rejestracji Użytkownik wybiera Firmę partnerską, dla której korzysta z Platformy. Wybór Firmy determinuje m.in. dostępne generatory, Treści Firmy, etapy opieki posprzedażowej, ankiety, produkty oraz konfigurację interfejsu.
W ramach Konta mogą występować role organizacyjne, w tym m.in.:
Usługodawca świadczy Usługę technologiczną. Firma partnerska pozostaje odrębnym podmiotem odpowiedzialnym za własne produkty, obietnice handlowe, programy poleceń, regulaminy promocji, treści marketingowe oraz — w zakresie wynikającym z prawa — za relacje prawne z Klientami końcowymi Użytkownika.
Jeżeli Użytkownik korzysta z Aplikacji na podstawie umowy z Firmą partnerską (np. jako konsultant sieciowy), warunki takiej współpracy mogą dodatkowo określać obowiązki Użytkownika. W razie sprzeczności między Regulaminem a wiążącą Użytkownika umową z Firmą partnerską — w relacji Użytkownik–Usługodawca pierwszeństwo ma Regulamin, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
Usługodawca może udostępniać Firmom partnerskim panel administracyjny, monitoring lub raportowanie (np. statystyki aktywności, etapów opieki) — wyłącznie w zakresie technicznie skonfigurowanym i zgodnym z Polityką Prywatności.
Warunkiem korzystania z Aplikacji jest:
Użytkownik zobowiązany jest podawać prawdziwe, aktualne i kompletne dane. Usługodawca może weryfikować poprawność danych i żądać ich uzupełnienia.
Jedno Konto = jeden Użytkownik. Zabronione jest udostępnianie loginu, hasła lub sesji osobom trzecim, w tym współpracownikom bez odrębnego Konta. Naruszenie może skutkować blokadą Konta bez zwrotu opłat.
Użytkownik odpowiada za wszelkie działania wykonane z użyciem jego Konta, w tym za skutki ujawnienia danych logowania.
Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem, Polityką Prywatności, prawem własnym Klientów końcowych (w tym RODO) oraz — w stosownym zakresie — wytycznymi Firmy partnerskiej.
Zabronione jest w szczególności:
Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do Aplikacji w celu konserwacji, aktualizacji bezpieczeństwa lub wdrożenia nowych funkcji, starając się minimalizować zakłócenia.
W ramach Aplikacji Usługodawca — w zależności od Pakietu, wybranej Firmy i wersji Aplikacji — udostępnia m.in.:
Usługodawca rozwija Aplikację iteracyjnie. Funkcje mogą ulegać zmianie, rozszerzeniu lub wycofaniu, o ile nie narusza to bezwzględnie obowiązujących praw Użytkownika wynikających z umowy lub przepisów.
Aplikacja nie stanowi:
Część funkcji wymaga połączenia z Internetem. Moduł CRM zapewnia ograniczoną odporność offline dla danych lokalnych, jednak synchronizacja metadanych i generatory AI wymagają łączności sieciowej.
Generatory AI wykorzystują modele uczenia maszynowego udostępniane przez Usługodawcę i jego podprocesorów (m.in. dostawców API typu large language models / modele generowania obrazów). Treści generowane są automatycznie i mogą być nieprecyzyjne, niekompletne, nieaktualne lub błędne.
Użytkownik zobowiązany jest każdorazowo weryfikować Treści generowane przed ich publikacją, wysłaniem do Klienta końcowego, wykorzystaniem w materiałach marketingowych lub odpowiedzią na zapytania prawne/handlowe.
Usługodawca nie gwarantuje, że Treści generowane:
Zakazane jest wprowadzanie do generatorów danych, których przesłanie do modeli AI byłoby sprzeczne z prawem, umową z Klientem końcowym, tajemnicą przedsiębiorstwa lub polityką bezpieczeństwa Firmy partnerskiej — w szczególności masowych zbiorów danych osobowych Klientów końcowych, haseł, tokenów, danych kart płatniczych, danych szczególnych kategorii.
Usługodawca może stosować limity Tokenów, filtrowanie treści, mechanizmy zgłaszania naruszeń (report) oraz logowanie zdarzeń w celu bezpieczeństwa, rozliczalności i rozwoju Usługi.
W zakresie wynikającym z Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act), w tym art. 50 (obowiązuje m.in. od 2 sierpnia 2026 r. w zakresie transparentności):
Prawa autorskie do Treści generowanych — w granicach dopuszczalnych przez prawo i licencje modeli AI — przysługują Użytkownikowi na potrzeby jego działalności, z zastrzeżeniem § 12.
Moduł CRM umożliwia Użytkownikowi zarządzanie Klientami końcowymi, prospectami, historią prezentacji, sprzedaży i powiązanymi metadanymi.
Architektura hybrydowa danych:
Usługodawca co do zasady nie ma dostępu do odszyfrowanych lokalnych pól PII Klientów końcowych. Utrata urządzenia, usunięcie Aplikacji, wyczyszczenie danych Aplikacji, reinstalacja systemu lub utrata kluczy szyfrowania może skutkować trwałą utratą lokalnych danych, których Usługodawca nie jest w stanie odtworzyć.
Użytkownik jest administratorem danych osobowych Klientów końcowych wprowadzanych do CRM, w rozumieniu RODO — w zakresie, w jakim sam decyduje o celach i środkach przetwarzania tych danych. Usługodawca co do zasady pełni rolę procesora w odniesieniu do metadanych zdalnych przechowywanych na backendzie, na podstawie umowy powierzenia lub Regulaminu (zgodnie z Polityką Prywatności).
Użytkownik zobowiązany jest:
Import klientów z pliku CSV odbywa się na urządzeniu Użytkownika. Użytkownik odpowiada za legalność importowanych danych i zgodność importu z RODO.
Zdjęcia Klientów końcowych mogą być przechowywane lokalnie na urządzeniu. Użytkownik powinien posiadać podstawę prawną przetwarzania wizerunku, o ile jest to wymagane.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:
Moduł Opieki posprzedażowej wspiera Użytkownika w realizacji z góry zaplanowanych etapów komunikacji i obsługi Klientów końcowych po sprzedaży (np. ankieta, materiały użytkowe, przypomnienia serwisowe, prośba o polecenie). Konfiguracja etapów, treści, linków i harmonogramów zależy od wybranej Firmy partnerskiej.
Aktywacja opieki następuje ręcznie przez Użytkownika (np. z poziomu profilu Klienta końcowego). Użytkownik potwierdza, że uruchamia opiekę wobec Klienta, co do którego posiada odpowiednią podstawę prawną dalszej komunikacji marketingowej lub posprzedażowej.
Aplikacja:
Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za:
Ankiety posprzedażowe:
Śledzenie etapów opieki (oznaczanie etapu jako wykonanego, daty, statusy) może być synchronizowane z backendem w celu raportowania dla Użytkownika, Lidera lub Administratora Firmy — bez ujawniania lokalnie szyfrowanych pól PII, o ile nie są one przekazywane odrębnie przez Użytkownika.
Usługodawca nie gwarantuje osiągnięcia określonych wskaźników satysfakcji Klientów końcowych, wskaźników poleceń ani retencji — moduł ma charakter organizacyjno-pomocniczy.
Firma partnerska może definiować Treści etapów opieki (w tym nazwy produktów, linki sklepowe, materiały wideo). Usługodawca nie odpowiada za zgodność Treści Firmy z prawem konsumenckim, reklamowym ani gwarancyjnym — odpowiedzialność co do zasady ponosi Firma partnerska i/lub Użytkownik jako nadawca komunikacji.
Moduł kalendarza umożliwia planowanie prezentacji, sprzedaży, zadań i przypomnień powiązanych z Klientami końcowymi.
Aplikacja wykorzystuje zaplanowane powiadomienia lokalne (iOS/Android) przypominające Użytkownikowi o zadaniach — nie wysyłają treści marketingowych bezpośrednio do Klientów końcowych. W konfiguracji iOS może być włączony tryb remote-notification dla dostarczenia powiadomień; treść dotyczy wyłącznie przypomnień dla Użytkownika.
Aplikacja może udostępniać skróty do zewnętrznych aplikacji i protokołów (m.in. telefon, WhatsApp, Facebook, Instagram, Telegram, LinkedIn, X/Twitter) w celu umożliwienia Użytkownikowi wysłania przygotowanej wiadomości. Usługodawca nie kontroluje ani nie monitoruje treści przesyłanych tymi kanałami.
Korzystanie z integracji zewnętrznych podlega regulaminom dostawców tych usług (Apple, Google, Meta, WhatsApp itd.).
Edytor wideo umożliwia tworzenie materiałów z wykorzystaniem plików z galerii urządzenia, kamery, naklejek, tekstur Firmy partnerskiej oraz eksportu wideo.
Przetwarzanie wideo odbywa się głównie na urządzeniu Użytkownika (z możliwością korzystania z natywnych bibliotek systemowych). Eksport i upload mogą wymagać przesłania plików do serwerów Usługodawcy lub podprocesorów — w zakresie niezbędnym do danej funkcji.
Użytkownik odpowiada za posiadanie praw do materiałów źródłowych (nagrania, muzyka, wizerunki osób trzecich) wykorzystywanych w projektach wideo.
Aplikacja może prosić o uprawnienia: aparat, galeria zdjęć/wideo, mikrofon, rozpoznawanie mowy — wyłącznie w celu realizacji opisanych funkcji (nagranie, dyktowanie tekstu, zapis eksportu).
Usługodawca nie gwarantuje kompatybilności eksportu wideo ze wszystkimi platformami społecznościowymi ani braku błędów wynikających z ograniczeń urządzenia.
Korzystanie z wybranych funkcji Aplikacji — w szczególności generatorów AI — może wymagać posiadania aktywnego Pakietu i/lub wystarczającej liczby Tokenów.
Warunki Pakietów (cena, okres, limity dzienne/łączne Tokenów tekstowych i graficznych, dostępne moduły) określa cennik w Aplikacji, na stronie www.igma-ai.pl, w App Store / Google Play lub indywidualna umowa z Firmą partnerską.
Płatności mogą być realizowane:
Brak wystarczającej liczby Tokenów uniemożliwia skorzystanie z danej funkcji generowania do momentu odnowienia limitu lub dokupienia Tokenów — o ile taka opcja jest dostępna.
Opłaty za Pakiet są co do zasady pobierane z góry za określony okres. Automatyczne odnawianie subskrypcji — jeżeli dostępne — wymaga uprzedniej informacji Użytkownika zgodnie z regulaminem sklepu i przepisami o konsumentach.
Promocje, kody rabatowe i oferty specjalne mogą podlegać odrębnym warunkom.
Brak terminowej płatności (w modelach B2B) może skutkować ograniczeniem dostępu do Aplikacji do czasu uregulowania należności.
Aplikacja, jej kod, interfejs, bazy danych strukturalnych, konfiguracje, znaki towarowe IGMA AI, dokumentacja oraz Treści udostępniane przez Usługodawcę (poza Treściami Firmy i Treściami generowanymi) stanowią własność intelektualną Usługodawcy lub jego licencjodawców i podlegają ochronie prawnej.
Użytkownik otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Aplikacji na czas trwania umowy, wyłącznie na potrzeby działalności zgodnej z Regulaminem.
Treści Firmy — prawa do materiałów udostępnianych w ramach Firmy partnerskiej przysługują Firmie partnerskiej lub jej licencjodawcom. Użytkownik może korzystać z Treści Firmy wyłącznie w zakresie dozwolonym przez Firmę partnerską i Regulamin.
Co do Treści generowanych — z zastrzeżeniem praw osób trzecich i licencji modeli AI — Użytkownik może wykorzystywać je w swojej działalności zawodowej, w tym komercyjnie, na własną odpowiedzialność.
Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, odsprzedaż lub publiczne udostępnianie Aplikacji, jej kodu lub baz danych Usługodawcy.
Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością, jednak Aplikacja i generatory AI są dostarczane w stanie „as is” / „as available”, w granicach dopuszczalnych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wobec Użytkownika będącego przedsiębiorcą ograniczona jest do kwoty opłat faktycznie uiszczonych przez Użytkownika na rzecz Usługodawcy za Aplikację w ostatnich 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie wywołujące roszczenie — o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
Postanowienia ust. 2–3 nie wyłączają odpowiedzialności Usługodawcy za szkody wyrządzone umyślnie oraz — wobec konsumentów — w zakresie, w jakim wyłączenia są niedopuszczalne.
Użytkownik będący przedsiębiorcą zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności (hold harmless) wobec roszczeń osób trzecich (w tym Klientów końcowych) wynikających z:
Postanowienia niniejszego paragrafu dotyczą Użytkowników będących konsumentami w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta.
Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny — z zastrzeżeniem ust. 3–4.
Wyłączenie prawa odstąpienia dotyczy usług cyfrowych w pełni wykonanych przed upływem terminu odstąpienia, jeżeli konsument:
Zgoda może być wyrażona poprzez aktywne pole wyboru (checkbox) podczas zakupu Pakietu, np.:
„Żądam natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem 14-dniowego terminu odstąpienia i przyjmuję do wiadomości, że w związku z pełnym wykonaniem usługi utracę prawo odstąpienia od umowy.”
Jeżeli prawo odstąpienia nie zostało wyłączone, Usługodawca może żądać proporcjonalnego wynagrodzenia za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia — jeżeli konsument korzystał z Usługi za wyraźną zgodą.
Oświadczenie o odstąpieniu należy przesłać na adres: kontakt@igma-ai.pl.
Zwrot płatności następuje w terminie i trybie przewidzianym ustawą o prawach konsumenta.
Użytkownik może zgłaszać reklamacje dotyczące działania Aplikacji lub rozliczeń na adres: kontakt@igma-ai.pl, podając opis problemu, datę wystąpienia, wersję Aplikacji oraz — w razie potrzeby — zrzuty ekranu.
Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania, informując Użytkownika drogą e-mail.
W sprawach złożonych termin może ulec rozsąznemu wydłużeniu — Użytkownik zostanie poinformowany o przyczynie opóźnienia.
Konsumenci mogą korzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym platformy ODR: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Użytkownik może w każdej chwili zaprzestać korzystania z Aplikacji i usunąć Konto:
Usunięcie Konta nie zwalnia z obowiązku uiszczenia należności za rozpoczęty okres Pakietu, chyba że przepisy lub § 14 stanowią inaczej. Usługodawca usuwa lub anonimizuje dane w backendzie w terminie 30 dni (szczegóły w DPA, Załącznik C).
Usunięcie Konta nie usuwa automatycznie danych lokalnych z urządzenia — Użytkownik powinien usunąć Aplikację lub wyczyścić jej dane w ustawieniach systemu, jeżeli chce usunąć lokalny Vault.
Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym lub zablokować Konto w przypadku:
W przypadku blokady z winy Użytkownika brak zwrotu uiszczonych opłat za bieżący okres — o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
Po rozwiązaniu umowy Usługodawca usunie lub zanonimizuje dane Użytkownika przechowywane w backendzie — z zastrzeżeniem okresów retencji wynikających z prawa i Polityki Prywatności. Dane lokalne pozostają na urządzeniu Użytkownika do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
Regulamin wchodzi w życie z dniem wskazanym na początku dokumentu.
Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana prawa, rozwój Aplikacji, bezpieczeństwo, nowe moduły). O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mail lub komunikatem w Aplikacji.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności: Kodeks cywilny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawa o prawach konsumenta (gdy ma zastosowanie), RODO.
Spory z Użytkownikiem będącym przedsiębiorcą rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Wobec konsumentów stosuje się właściwość sądów wynikającą z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Aplikacji IGMA AI oraz strony www.igma-ai.pl.
Administratorem danych osobowych Użytkowników Konta (rejestracja, logowanie, rozliczenia, wsparcie techniczne) jest:
IGMA AI sp. z o.o.
ul. Hubska 52/14, 50-502 Wrocław
NIP: 8993029383
REGON: 542154284
KRS: 0001181892
e-mail: kontakt@igma-ai.pl
(dalej: „Administrator”).
Administrator przetwarza dane zgodnie z:
Polityka stanowi integralną część Regulaminu.
Ze względu na charakter Platformy występują trzy poziomy relacji:
| Podmiot | Rola w RODO | Zakres |
|---|---|---|
| IGMA AI | Administrator | dane Użytkownika Konta, dane rozliczeniowe, logi techniczne, metadane CRM w chmurze, odpowiedzi ankiet (jeśli hostowane), monitoring błędów |
| IGMA AI | Procesor | metadane Klientów końcowych w backendzie — w imieniu Użytkownika / Firmy partnerskiej |
| Użytkownik | Administrator | dane Klientów końcowych — w tym dane lokalne na urządzeniu |
| Firma partnerska | Odrębny administrator lub współadministrator | odpowiedzi ankiet, programy lojalnościowe, dane raportowe — zgodnie z umową z Usługodawcą i własną klauzulą informacyjną |
Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA, art. 28 RODO): w zakresie, w jakim Usługodawca przetwarza dane Klientów końcowych Użytkownika w backendzie, przetwarzanie odbywa się na podstawie Umowy powierzenia — dokument: https://www.igma-ai.pl/umowa-powierzenia-dpa (Załącznik C), akceptowanej wraz z Regulaminem przy korzystaniu z CRM / opieki posprzedażowej.
Użytkownik nie powinien przekazywać Usługodawcy danych lokalnie szyfrowanych pól PII drogą e-mail, czatu wsparcia ani promptów AI — chyba że jest to niezbędne do obsługi konkretnego zgłoszenia i posiada podstawę prawną.
Poniższe dane nie są co do zasady przesyłane do backendu w postaci jawnej:
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres |
|---|---|---|
| Rejestracja i obsługa Konta | art. 6 ust. 1 lit. b | czas trwania umowy + okres roszczeń |
| Realizacja generatorów AI | art. 6 ust. 1 lit. b | czas trwania umowy; logi do 12 mies. |
| CRM — metadane w chmurze | art. 6 ust. 1 lit. b (Usługodawca jako procesor) / lit. b lub f (Użytkownik jako administrator) | do usunięcia Konta / żądania Użytkownika + retencja prawna |
| Opieka posprzedażowa — statusy etapów | art. 6 ust. 1 lit. b | j.w. |
| Ankiety | art. 6 ust. 1 lit. b lub f — zależnie od konfiguracji Firmy | zgodnie z polityką Firmy lub max. 5 lat od ostatniej aktywności |
| Płatności i księgowość | art. 6 ust. 1 lit. c | 5 lat (+ okres przedawnienia) |
| Monitoring błędów (Sentry) | art. 6 ust. 1 lit. f | do 90 dni (zdarzenia), identyfikator użytkownika — czas sesji |
| Marketing własny Usługodawcy | art. 6 ust. 1 lit. f lub a (zgoda) | do sprzeciwu (art. 21) / wycofania zgody |
| Dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | okres przedawnienia |
| Obowiązek prawny | art. 6 ust. 1 lit. c | wymagany przepisami |
Dane lokalne na urządzeniu przechowywane są do czasu usunięcia przez Użytkownika, usunięcia Aplikacji lub wyczyszczenia danych Aplikacji — Administrator nie kontroluje tego okresu.
Administrator wdrożył architekturę „privacy by design”: najwrażliwsze dane kontaktowe Klientów końcowych pozostają zaszyfrowane na urządzeniu Użytkownika algorytmem AES-256-GCM, z kluczami w systemowym secure storage.
Klucze kryptograficzne są powiązane z kontem Użytkownika. Wylogowanie nie powinno usuwać kluczy — umożliwia to odzyskanie danych po ponownym zalogowaniu na tym samym urządzeniu.
Ostrzeżenie: zmiana urządzenia, usunięcie danych Aplikacji, reset fabryczny lub utrata secure storage może uniemożliwić odszyfrowanie lokalnych danych. Metadane w chmurze pozostaną, lecz pola PII będą puste do momentu ponownego uzupełnienia przez Użytkownika.
Użytkownik jako administrator danych Klientów końcowych powinien:
W celu generowania treści prompt Użytkownika i parametry generacji przesyłane są do backendu Administratora, a następnie — w zależności od konfiguracji — do dostawców modeli AI (podprocesorów).
Administrator stosuje zasady minimalizacji danych: nie należy wprowadzać do promptów danych osobowych ani danych szczególnych kategorii.
Wyniki generacji mogą być tymczasowo logowane w celach:
Automatyczne podejmowanie decyzji: Aplikacja nie podejmuje wobec Klientów końcowych Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO.
Użytkownik korzystający z AI do przygotowania komunikacji wobec Klientów końcowych powinien — o ile wymagają tego przepisy o reklamie i AI Act — informować odbiorców o wykorzystaniu narzędzi AI w sposób transparentny.
Lista podprocesorów: https://www.igma-ai.pl/podprocesorzy (aktualizowana; zmiany z 30-dniowym wyprzedzeniem).
Administrator może powierzać przetwarzanie danych podprocesorom wskazanym w Liście — wyłącznie w zakresie niezbędnym:
| Kategoria | Przykładowy cel | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Hosting / backend (np. Xano) | API, baza metadanych, logika biznesowa | USA / EOG — zależnie od regionu instancji |
| Dostawcy modeli AI (np. OpenAI, Google, Anthropic — zależnie od konfiguracji) | generowanie treści | często USA |
| Sentry | monitoring błędów aplikacji | USA / EOG |
| Operatorzy płatności | rozliczenia | EOG |
| Apple / Google | dystrybucja Aplikacji, płatności in-app | globalnie |
| Biuro rachunkowe / kancelaria | obsługa prawna i księgowa Administratora | Polska |
| Firma partnerska | raporty, ankiety, konfiguracja treści | zależnie od Firmy |
Lista podprocesorów może być aktualizowana zgodnie z plikiem https://www.igma-ai.pl/podprocesorzy. Aktualna wersja: www.igma-ai.pl oraz repozytorium dokumentacji Aplikacji.
Redakcja danych w monitoringu: Administrator stosuje mechanizmy redakcji (filtrowanie e-maili, tokenów, haseł, numerów telefonów) w usłudze Sentry przed wysłaniem zdarzeń.
Administrator stosuje m.in.:
Żaden system nie gwarantuje 100% bezpieczeństwa. W przypadku naruszenia ochrony danych Administrator poinformuje UODO i osoby dotknięte — gdy wymagają tego przepisy RODO.
Przysługują mu prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu — w zakresie przewidzianym RODO.
Wnioski: kontakt@igma-ai.pl. Administrator odpowiada w terminie 1 miesiąca.
Klient końcowy powinien kierować żądania dotyczące swoich danych w pierwszej kolejności do Użytkownika (jako administratora). Jeżeli żądanie dotyczy danych przetwarzanych przez IGMA AI w backendzie, Użytkownik lub Klient może skontaktować się z kontakt@igma-ai.pl — Administrator współdziała z Użytkownikiem zgodnie z RODO w terminie 30 dni.
Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Strona www.igma-ai.pl może używać plików cookies niezbędnych, analitycznych i funkcjonalnych — zgodnie z banerem cookies na stronie.
Aplikacja mobilna zamiast cookies wykorzystuje:
Użytkownik może usunąć dane lokalne poprzez usunięcie Aplikacji lub wyczyszczenie jej danych w ustawieniach systemu — co może skutkować utratą Vault.
Aplikacja może prosić o:
| Uprawnienie | Cel |
|---|---|
| Powiadomienia | przypomnienia kalendarzowe i etapy opieki |
| Aparat | zdjęcia klientów, nagrania wideo |
| Galeria | import mediów, zapis eksportu |
| Mikrofon | dyktowanie tekstu |
| Rozpoznawanie mowy | zamiana mowy na tekst |
| Lokalizacja (when in use) | obecnie nieużywane — uprawnienie może być usunięte w kolejnych wersjach |
Użytkownik może odmówić zgody na uprawnienia — wtedy część funkcji może być niedostępna.
Wybór prywatności (Apple): https://www.igma-ai.pl/regulamin-i-polityka-prywatnosci
Administrator może zaktualizować Politykę z powodu zmian prawnych, technologicznych lub funkcjonalnych Aplikacji.
O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem e-mailem lub w Aplikacji.
Aktualna wersja zawsze dostępna w Aplikacji i na www.igma-ai.pl.
IGMA AI sp. z o.o.
ul. Hubska 52/14, 50-502 Wrocław
NIP: 8993029383
REGON: 542154284
KRS: 0001181892
e-mail: kontakt@igma-ai.pl
tel.: +48 793 264 853
Poniższy wzór ma charakter pomocniczy. Użytkownik powinien dostosować go do swojej działalności i skonsultować z prawnikiem.
„Administratorem Państwa danych osobowych w związku ze współpracą handlową jest [NAZWA / DANE UŻYTKOWNIKA LUB JEGO FIRMY].
Dane kontaktowe: [E-MAIL / ADRES].
Państwa dane (imię, nazwisko, telefon, e-mail, notatki) przetwarzamy w celu [realizacji umowy / obsługi posprzedażowej / marketingu — wskazać].
Podstawa RODO: [art. 6 ust. 1 lit. b/f/a — wskazać].
Marketing (PKE art. 398): wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych / marketingu bezpośredniego drogą: [ ] e-mail [ ] SMS [ ] telefon [ ] WhatsApp/inne — zaznaczyć kanały. Zgoda dobrowolna, możliwa do wycofania w dowolnym momencie.
Dane kontaktowe przechowujemy w zaszyfrowanej aplikacji IGMA AI na urządzeniu handlowca; imię i nazwisko oraz status obsługi — u dostawcy IT IGMA AI sp. z o.o. (kontakt@igma-ai.pl) jako podmiotu przetwarzającego (DPA).
Przysługują Państwu prawa RODO oraz skarga do UODO. Kontakt: [E-MAIL UŻYTKOWNIKA].”
© 2026 IGMA AI sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.